POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


1. PROPÓSITO.

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que NM S.A.S en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.



2. RESPONSABLE.

Razón Social: NM S.A.S.
Dirección: Carrera 100 #5–169 Torre B Pasoancho 6º Piso. C.C. Unicentro
Ciudad: Cali
Departamento: Valle del Cauca
País: Colombia
Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfono: (57 2) 4867073 / (57 2) 310-8245259
Área Encargada: Administración y CATS (Centro de Asistencia Técnica y Soluciones)



3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política entrará en vigencia a partir de su expedición.



4. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En ejercicio de su objeto social, NM S.A.S., a través de los colaboradores que hacen parte del Área de Administración, CATS (Centro de Asistencia Técnica y Soluciones) ó a través de contratistas o mandatarios encargados de ello, realiza el tratamiento de datos personales de: empleados y sus familiares, clientes, contratistas y subcontratista, empleados de sus contratitas y subcontratistas, proveedores, cualquiera de ellos sean activos o inactivos, participantes de los procesos de selección de personal. El tratamiento de los datos personales, incluye la transmisión o transferencia de cierta información personal a sus sucursales nacionales o extranjeras, a sus socios, en el marco de acuerdos de colaboración empresarial, a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, a clientes, durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos ellos, o soportar procesos de auditoría interna o externa.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de NM S.A.S. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión (según corresponda), en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso sean considerados activos o inactivos:

Tratamiento de datos personales de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con: i) Las obligaciones laborales a cargo de NM S.A.S., tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales; ii) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado; iii) Las obligaciones contractuales contraídas con los clientes con ocasión de la ejecución de proyectos; iv) Las condiciones o exigencias de los concursos públicos y privados, licitaciones públicas y privadas, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selecciónde contratación público o privado.

Tratamiento de datos personales de familiares de empleados (activos o inactivos): Se realiza para cumplir con: i) Las obligaciones nacidas con ocasión de la afiliación a la caja de compensación familiar; ii) Cotizaciones al sistema general de seguridad social integral; iii) Acceso y otorgamiento de los beneficios extralegales contemplados en el Pacto Colectivo de la Empresa; iv) Atención de consultas,peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.

Tratamiento de datos personales de Contratitas, Subcontratistas y Proveedores: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de NM S.A.S., tales como: pago de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley, por obligaciones contractuales en proyectos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.

Tratamiento de datos personales de empleados de Contratistas, Subcontratistas y Proveedores: se realizar para permitir que NM S.A.S cumpla con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como: asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. Tratamiento de datos personales de Clientes: El Tratamiento de datos personales de Clientes, tiene el propósito de que NM S.A.S pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley, por contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, sistema de calidad, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. También para fines comerciales, operativos, publicitarios y demás actividades propias de la actividad comercial, así como para el uso y almacenamiento de los mismos para estudios de marketing con el objeto de mantener al cliente informado a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo la vía electrónica, acerca de los productos y servicios que puedan ser de su interés.

Tratamiento de datos personales de los participantes de los procesos de selección de personal: tiene el propósito de que NM S.A.S pueda cumplir con el proceso de selección de personal de la empresa, y de ser procedente, con el proceso de vinculación.

Tratamiento de datos personales de socios, Representante Legal, Administradores, de personas naturales o jurídicas: Tiene el propósito de cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, así como cumplir con su sistema de prevención de lavado de activos, identificando factores de riesgo y salud financiera de las personas que hacen parte de las compañías con las que se tienen relaciones comerciales.



5. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Otorgar o no autorización sobre la recolección de datos de carácter sensible.



6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a la dirección Carrera 100 #5–169 Torre B Pasoancho 6º Piso. C.C. Unicentro de la ciudad de Cali:

Consultas: NM S.A.S debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a NM S.A.S el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, NM S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a NM S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, NM S.A.S no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.



7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

NM S.A.S. sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual NM S.A.S tiene la obligación de conservar los datos personales NM S.A.S o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

NM S.A.S y los Encargados del Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.



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